Jika anda merupakan pengusaha UKM (Usaha Kecil Menengah), maka pencatatan / pembukuan keuangan merupakan suatu hal yang sangat penting untuk anda lakukan, jika bisnis/usaha anda ingin cepat berkembang.

Berikut alasan mengapa pencatatan pembukuan itu penting untuk semua usaha:

  1. Mengetahui kondisi keuangan bisnis yang dijalankan.
  • Berapa sih uang yang kita punya saat ini dari bisnis.
  • Untung atau rugi usaha ini, berapa nilai untung/ruginya perusahaan ini.
  1. Mencegah Bisnis Mati

  • Dengan mengetahui kondisi keuangan perusahaan, maka kita bisa melakukan pencegahan sebaik mungkin.
  • Mengetahui posisi uang kas-nya sudah minim … Misalnya ; tidak membeli stock jualan dulu.
  • Banyak bisnis mati bukan karena tidak ada penjualan tapi tidak ada uang kas, untuk membelibahan baku dsb.
  1. Sebagai bahan/dasar dokumen untuk :

  • Sangat di sarankan untuk melakukan pencataan akuntansi, bila suatu nanti bisnis Anda sudah memiliki sumber daya (uang dan personal) untuk memulai melakukan pembukuan akuntansi, maka semua sudah tersedia dokumennya untuk di pindahkan ke pembukuan yang benar dan rapih sesuai kaidah akuntansi.
  • Untuk kepentingan perhitungaan pajak yang dibayarkan sesuai karena ada dokumennya.
  • Dokumen pendukung untuk mengajukan dana kredit Jika mengajukan kredit maka, dokumen keuangannya sudah siap atau tinggal di improve sedikit lagi.

Tahapan yang harus dilakukan dalam pencatatan Pembukuan keuangan bisnis :

  1. Pisahkan Rekening Pribadi dan Bisnis

Jika rekening pribadi dan bisnis di gabung, maka bisa terjadi kita “merasa” ada uang banyak dan menggunakannya untuk keperluan keluarga. Sehingga bisa terjadi kesulitan dana untuk membeli bahan baku yang diperlukan atau membiayai operasional usaha.

Jadi lebih baik buatlah rekening bank yang terpisah untuk pribadi dan bisnis. Semua uang masuk dan keluar dari usaha, melalui rekening perusahaan.

Untuk keperluan pribadi dan keluarga melalui rekening personal ; Jika masih gajian (masih bekerja menjadi karyawan), cocoknya rekening gaji ini di jadikan rekening pribadi /keluarga.

Juga sangat di sarankan untuk menentukan setiap tanggal berapa akan di ambil bagian pribadi tersebut. Bagian pendapatan (income) tersebut di pindahkan dari rekening usaha ke rekening pribadi.

Baca Juga 5 Rekomendasi Software Akuntansi

Penentuan menggunakan cara yang mana ; Gaji atau Prosentase Bagian Pribadi bersifat situasional tergantung dari kondisi finansial bisnis yang berjalan dan ada tidaknya income lain (misal gaji). Penjelasan lebih lanjut tentang hal ini, akan di bahas secara terpisah.

Dengan menggunakan rekening terpisah khusus untuk usaha, maka kita juga akan terbantu pencatatan transaksi bisnis kita dari catatan transaksi rekening bank.

  1. Format Pembukan

  • Dokumen Pendukung

Menyiapkan dokumen pendukung dalam melakukan transaksi dalam berbisnis, misalnya; nota penjualan/ bon dan tagihan/ invoice.

Dalam transaksi kecil cukup hanya menggunakan nota penjualan atau bahkan cukup di catat dalam buku penjualan harian saja. Misalkan menjual barang di toko, cukup kita catat di buku penjualan harian saja. Karena kita juga tidak memberikan nota pada pembeli.

Jika menggunakan nota penjualan, harap menggunakan nomor urut agar memudahkan tracking pencatatan pembukuan di kemudian hari (tidak ada pencatatan double, menghindari/ meminimalkan manipulasi jika transaksi dilayani oleh karyawan). Format nota bisa menggunakan buku nota yang banyak di jual di toko-toko buku.

Sedangkan untuk transaksi penjualan yang besar terutama jika produk di jual ke konsumen perusahaan, maka mereka akan meminta invoice atau tagihan dari penjual. Untuk transaksi bisnis ke perusahaan sebaiknya ditanyakan ke bagian pembelian atau keuangan-nya bagaimana tatacara kelengkapan dokumen untuk penagihan.

Pembukuan Keuangan

Contoh Invoice

  • Pencatatan Transaksi

Pencatatan transaksi ini dapat dilakukan menggunakan format file excel atau buku tulis sederhana.

  • Pencatatan Kas/ Uang kas Keluar Masuk

Pencatatan yang paling dasar/ basic bisnis apapun adalah menggunakan BUKU KAS. Dengan buku kas ini kita bisa mengetahui seberapa besar uang yang masuk, dan berapa besar uang yang keluar. Kita juga mengetahui saldo kas yang tersisa. Sehingga kita lebih hati-hati dalam menggunakan uang kas untuk keperluan lain.

Pembukuan Keuangan

Contoh Alur Kas Keluar/Masuk

  • Pencatatan Piutang

Tidak semua pembelian dilakukan secara tunai, ada juga yang dilakukan secara kredit atau di bayarkan secara giro. Dalam kasus seperti ini, maka kita harus mencatatnya dalam Buku Piutang usaha. Sehingga kita tidak akan lupa siapa saja yang punya piutang kepada kita, berapa besar piutangnya serta telah melakukan pembayaran seberapa besar. Dan yang penting, dengan pencatatan piutang ini kita bisa memonitor sudah berapa lama piutang tersebut tidak tertagih. Kita juga harus bisa mempercepat periode penarikan piutang, jangan sampai penjualan banyak tapi kebanyakan dalam bentuk piutang, karena akan mengganggu cash flow bisnis.

Pembukuan Keuangan

Contoh Pencatatan Piutang Sederhana

  • Pencatatan Hutang

Kita hutang-pun harus di catat, jangan sampai dilupakan ya …

Hal ini sangat penting dalam pencatatan pembukuan keuangan. Didalam berbisnis, nama baik adalah modal utama kita, ya harus tepat waktu bayar hutang. Sehingga nama baik kita akan semakin di percayai oleh para rekan bisnis. Selain itu, dengan melakukan pencatatan hutang maka kita terhindar dari membayar 2 kali atau lebih bayar hutang kita. Biasanya-kan kalau lebih diam saja kalau kurang baru ribut.

Pembukuan Keuangan

Contoh Pencatatan Piutang Sederhana

  • Pencatatan Stock

Dalam melakukan pembukuan keuangan bagi yang usahanya membutuhkan stock, baik bahan baku maupun stock barang yang akan dijual, maka sangat baik jika stock bahan baku dan barang jadi yang dijual di catat secara khusus.

Untuk yang stock barangnya banyak dan apalagi variannya barang banyak pula .. memang sangat ribet, …. jika sudah berkembang nantinya, hal yang begini cocoknya menggunakan sistem barcoding atau program komputer.

Dengan mencatat stock dan terus meng-update-nya maka kita akan :

– Menghindari uang/ modal tersimpan di stock yang tidak berputar. kita akan terhindar membeli barang (stock bahan atau barang jadi) yang tidak jalan, istilah kerennya barang slow moving. Kita hanya akan membeli barang yang laku saja atau barang fast moving.

– Mencegah terjadinya pencurian stok, kita dapat mengetahuinya secepatnya dan melalukan tindakan pencegahan yang diperlukan. Artinya kita harus rutin melakukan pengecheckan stock, membandingkan stock fisik dengan stok yang ada di pencatatan.

Pembukuan Keuangan

Contoh Pencatatan Stock Sederhana

  1. Buat Estimasi Uang Kas Masuk dan Keluar

Dalam mengelola uang bisnis,kita harus membuat budget setiap pos uang masuk dan pos uang keluar. Kemudian kita harus melakukan estimasi arus kas atau cash flow projection.

Mengapa estimasi cash flow ini penting dalam pembukuan keuangan di dalam berbisnis?

– Mengetahui rencana uang yang masuk kapan (dari piutang atau sales) dan seberapa besar.

– Mengetahui estimasi biaya-biaya atau uang kas yang harus keluar, misalnya biaya gaji, biaya listrik, biaya telepon, dll.

– Dengan mengetahui uang kas masuk dan keluar, maka kita akan mengetahui juga uang kas kita kurang atau lebih (Cash In – Cash Out). Bila secara estimasi kurang maka kita sudah bisa mengantisipasi bagaimana menaikkan penjualan atau menurunkan biaya agar bisa lebih baik.

Estimasi ini di buat perbulan selama 6 bulan s/d 1 tahun. Kemudian di breakdown menjadi mingguan. Di setiap bulan berjalan sangat baik lagi jika di breakdown menjadi harian. Untuk membuat estimasi cash flow maka kita harus menentukan pos-pos cash in cash out yang terjadi serta membudgetkan besaran uangnya.

Baca Juga Program Akuntansi Terbaik Untuk Bisnis Rintisan

Lalu Anda bisa bandingkan antara estimasi cash flow dengan actual cash flow, minus atau positif, sehingga dapat segera di ambil tindakan untuk periode berikutnya, apakah menunda pembelian bahan, menghemat biaya atau berusaha menaikkan penjualan.

Memang terkesan rumit dan detail di awal membuat, tapi “pembukuan keuangan” sangat penting. Kembali lagi kepada kita, apakah kita ingin bisnis kita maju berkembang atau tidak. Karena dengan pencatatan keuangan yang rapih dan tertata kita akan mengetahui kondisi keuangan kita terkini, sehingga kita bisa mengambil tindakan tindakan preventif sedari dini.